Quy luật Pareto trong quản lý thời gian

Bạn có thể không ngờ rằng nhiều cách thức quản lý thời gian lại đang lãng phí thời gian của bạn. Khi liệt kê ra những việc cần làm, lên lịch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn…, có khả năng bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình. 

Một trong những ví dụ phổ biến khác cho qui luật này là trong các nhóm bán hàng, 80% doanh số được tạo ra từ nhóm 20% nhân viên bán hàng. Ngoài ra, còn hàng tá các ví dụ khác mà bạn có thể bắt gặp trong cuộc sống thường ngày, từ việc phân phối của cải cho đến các thiệt hại đến từ thiên tai.

Theo quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hết các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là qui luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.

Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto:

Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).

Sau khi đã có 2 dãy số: 

(1) mức độ công sức phải bỏ ra 

(2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.

Hãy suy nghĩ lại về bảng danh sách “Các công việc phải làm”

Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy.

Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80% các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ đơn giản liệt kê ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao.

Sau đây là cách Qui luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Ví dụ:

•    Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5

•    Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

•    Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.

Điều này nghe có vẻ khá đơn giản, thậm chí là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với các bạn rằng từ kinh nghiệm của bản thân tôi, chưa có phương pháp nào lại đem đến hiệu quả cao cho công việc của tôi như cách thức ưu tiên hóa công việc này.    

Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.