Nghề thư ký găn liền với những khó khăn

Thư ký văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong một doanh nghiệp hay công ty thực hiện các nhiệm vụ cần thiết cho một tổ chức có hiệu quả. Tuy nhiên tât cả chúng ta cũng biết rằng đây là công việc cần học tập nhiều hơn

Những người làm nghề thư ký này thường phải là người nhiệt tình và năng động
Chính thức hiện nay chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên ngành “trợ lý/thư kí” nên việc lựa chọn nhân sự cho vị trí này cũng rất rộng. Đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ bởi vậy cơ hội cho các tân cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ là rất cao.


Bên cạnh đó, thư kí cũng yêu cầu một hệ kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà nhận các cử nhân khác nhau. Ví dụ như sinh viên các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty nước ngoài hoặc các công ty hợp tác với nước ngoài. Trong khi sinh viên các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các tổ chức phi chính phủ, các dự án.
Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ. Kinh nghiệm xương máu cho Kim Ngân từ những ngày đầu vào làm là việc “dùng từ” trong trao đổi kinh doanh. Đối với trường hợp chưa đạt được thỏa thuận về giá đối với khách hàng mới thư từ email phải có ngôn ngữ kiên định. Đối với trường hợp tiếp tục phát triển mối quan hệ với khách hàng thân thiết lại có một lối xưng hô mềm mỏng, thân thiện. Chính vì không có kinh nghiệm trong việc đối đãi với từng khách hàng trong những buổi đầu nhận việc, Ngân đã khiến cho công việc càng thêm phần rắc rối vì những yêu cầu “trên trời” của các vị khách khó tính.

Là một nghề tổng hợp nên yêu cầu cho nghề cũng vô cùng đa dạng nhưng nhìn chung yêu cầu chính đối với các thư kí chính là sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.

Thư ký là nghề “không được đào tạo” thành một ngành nghề nhất định nào
Với một yêu cầu công việc đa dạng , thư kí có cơ hội được học tập và nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Thậm chí sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng chính bởi thời gian “học việc lương cao” với vị trí trợ lý/thư kí. Thư kí là người gần gũi nhất với các lãnh đạo trong một nội bộ một công ty, tổ chức hay tập toàn. Cũng chính vì lý do ấy, thu nhập của nghề này luôn luôn ở mức “đáng ngưỡng mộ” với các sinh viên trẻ mới ra trường.Thu nhập khởi điểm cho những thư kí mới bước chân vào nghề hiện nay là từ 5 triệu VND tới 7 triệu VND. Ở một số công ty, thư kí và trợ lý giám đốc được hiểu là tương đương nhau vì thế nghiễm nhiên trợ lý giám đốc được nằm trong cơ chế Ban Giám đốc, ngoài khoản lương hàng tháng, các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ lễ, các khoản thưởng hàng kì hàng tháng cũng rất cao. Bởi vậy có thể khẳng định thu nhập của một thư kí có năng lực không dưới 10 triệu/tháng. Hơn nữa mức thu nhập này còn tiếp tục tăng theo thâm niên làm việc.
Ngoài lợi ích rõ ràng nhất về khoản thu nhập, thư kí cũng là nghề hứa hẹn nhiều mối quan hệ thú vị. Thông thường thư kí/trợ lý giám đốc là người thay mặt giám đốc liên lạc và tiếp các vị khách hàng quan trọng, tham dự các cuộc hội thảo và thiết đãi tại những khách sạn lớn. Ngoài ra, đối với các công ty xuất nhập khẩu hay hợp tác với nước ngoài, cơ hội xuất ngoại dành cho “cánh tay phải” của lãnh đạo là không hiếm.
Lý do nghề thư kí không được đào tạo thành một ngành nghề nhất định bởi lẽ nghề này yêu cầu rất nhiều kĩ năng, kiến thức tổng hợp. Tùy theo hoàn cảnh cụ thể của từng công ty mà yêu cầu giành cho từng vị trí thư kí cũng khác nhau. Ví dụ như thư kí cho các công ty xuất nhập khẩu phải am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh để đảm bảo không có sai sót trong việc kí hợp đồng – tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty. Thư kí cho các tổ chức nước ngoài lại phải có kinh nghiệm về các thủ tục ngoại giao, qui trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.

Để trở thành một thư ký giỏi và hoàn hảo bạn phải chịu áp lực rất lớn
Ngoài những lợi ích trước mắt, nghề thư kí cũng là một nghề yêu cầu rất khắt khe và không ít stress. Trước tiên, vì đây là một vị trí cao trong nội bộ công ty/tổ chức nên áp lực làm việc lớn. Khối lượng công việc đối với nghề này thật sự nhiều, từ những việc đối nội như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho công ty tới những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.
Với khối lượng công việc nhiều như vậy, khả năng mắc sai sót là không hiếm – nhất là đối với những tân cử nhân chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống. Nhưng một khi đã đặt vào vị trí lãnh đạo, các thư kí lại phải là chuẩn mực để các nhân viên khác trong công ty nhìn vào, có như vậy mới có khả năng thuyết phục và hoàn thành tốt được trách nhiệm của một cánh tay phải cho các lãnh đạo.
Nguyên Ngọc – trợ lý giám đốc một công ty dược phẩm – cho biết: “Đa số các nhân viên trong công ty đều đáng tuổi cô chú mình nhưng ở cương vị trợ lý giám đốc mình lại là người quản lý hết tất cả. Áp lực về tuổi tác và kinh nghiệm làm việc là rất lớn, nhiều khi mình nói không ai nghe vì trong mắt họ mình vẫn còn ‘trẻ ranh’.”
Cũng chính vì lý do nhỏ tuổi mà mỗi việc Ngọc làm đều bị super soi bởi toàn thể nhân viên công ty. Cái khó nhất dưới cương vị một “phó tướng” chính là việc đối nhân xử thế trong công ty.
Như đã nói ở trên, nghề thư kí yêu cầu kiến thức về nhiều mặt mà thông thường các sinh viên chỉ được đào tạo về một chuyên ngành nhất định nên để nắm bắt được công việc ngay là một thử thách lớn.
Kim Ngân – cử nhân loại giỏi ĐH Ngoại Ngữ Hà Nội – được tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc cho một công ty xuất nhập khẩu đã trải qua thời gian nửa năm ngày thì làm việc, đêm thì học thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Yêu cầu cho công việc của Ngân là phải thành thạo ngoại ngữ vì đa số công ty làm việc với các đối tác nước ngoài nhưng bên cạnh đó các kiến thức chuyên ngành về hoạt động kinh doanh cũng cần được đảm bảo.
Bởi vậy áp lực trở nên “hoàn hảo” đã khiến Ngân không ít lần có ý định bỏ cuộc: “Mới ra trường, lại bước chân ngay vào một ví trí rất áp lực như thế này, suốt một tháng đầu tiên lúc nào mình cũng cảm thấy công việc đang rượt chạy không kịp”.